Do Planejamento a Execução: Passo a passo de uma implantação ERP
Descubra os desafios e etapas essenciais na implantação de um ERP, garantindo uma transição suave e eficiente para sua empresa.
Lidar com a complexidade de diversos sistemas de TI, cada um funcionando de forma isolada, sem comunicação eficaz entre si, pode tornar o cotidiano de quem precisa garantir a eficiência operacional extremamente desafiadora, não é mesmo?
Encontrar soluções práticas que promovam um desenvolvimento ágil e eficiente é essencial para superar esses obstáculos.
É nesse contexto que o ERP (Enterprise Resource Planning) se destaca como uma ferramenta indispensável. Essa solução integra todas as áreas da empresa em uma única plataforma, facilitando a comunicação, a troca de informações e a gestão dos recursos de forma centralizada e harmoniosa.
Neste artigo, vamos abordar os passos para a implementação desta ferramenta estratégica, desde a iniciação, passando pelo monitoramento e controle até o processo de encerramento.
Continue lendo e confira!
A importância e os desafios na implantação de ERP
Um projeto de ERP bem-sucedido pode transformar a gestão empresarial, otimizando recursos, reduzindo custos e aprimorando a tomada de decisões.
Para tanto, o sucesso da implantação depende de um planejamento meticuloso e da realização cuidadosa das seguintes etapas: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento.
Assim, um desenvolvimento ágil e eficiente durante esse processo não pode ser subestimado, pois garante que a transição seja tranquila e que os benefícios do ERP sejam percebidos rapidamente.
Contudo, a implantação também apresenta desafios. Entre os principais, destacam-se a dificuldade em extrair do cliente todas as informações necessárias, a complexidade da integração com sistemas legados e a necessidade de customização para atender às especificidades da empresa.
Superá-los, exige uma gestão de projetos competente, comunicação clara e constante, além do comprometimento de todas as partes envolvidas.
Portanto, se você busca informações para implantar um ERP, acompanhe o passo a passo que preparamos para você.
1. Iniciação
Na fase de iniciação do projeto de implementação de ERP ocorre o handover, ou seja, o repasse do comercial para a consultoria.
Este momento marca o início oficial do projeto, onde detalhes da venda e as expectativas do cliente são documentados no Termo de Abertura do Projeto e repassadas para a equipe responsável.
A documentação cuidadosa nesse estágio inicial garante a compreensão clara dos requisitos e objetivos, além disso, serve como um guia essencial para orientar as fases subsequentes do projeto, assegurando que a implementação prossiga de forma organizada e estruturada, alinhada às necessidades da área e às melhores práticas de gestão de projetos.
2. Planejamento
Um planejamento bem elaborado permite um desenvolvimento ágil e eficiente ao estabelecer uma estratégia detalhada para cada etapa do processo de implementação.
Isso inclui a criação de planos de ação claros, a definição de responsabilidades e a antecipação de desafios, proporcionando uma base sólida para o progresso contínuo do projeto de ERP.
Para tanto, listamos as principais etapas:
2.1. Levantamento
É importante ressaltar que o levantamento inicial na implantação de um sistema ERP envolve a coleta detalhada de requisitos, necessidades e expectativas dos usuários e da organização.
Esse processo visa garantir uma compreensão completa dos desafios operacionais e estratégicos enfrentados pela empresa.
Ao realizar um levantamento minucioso, é possível identificar pontos críticos que precisam ser abordados pelo sistema ERP, promovendo um desenvolvimento ágil e eficiente desde o início do projeto.
2.2. Validação do escopo
A validação do escopo é essencial para assegurar que todos os requisitos levantados sejam completamente compreendidos e documentados.
Nesta etapa, ocorre uma revisão detalhada para garantir que as etapas do projeto abranja todas as necessidades estratégicas e operacionais da organização.
Essa validação é fundamental para evitar ambiguidades e garantir que o sistema ERP seja implementado de maneira precisa e alinhada com os objetivos empresariais, contribuindo para um desenvolvimento ágil e eficiente ao focar nos aspectos essenciais do projeto.
2.3. Definição de cronograma
A definição do cronograma estabelece marcos temporais e prazos para cada fase e atividade do projeto de implantação do ERP.
Este passo é essencial para manter o projeto dentro dos limites temporais estabelecidos, permitindo uma gestão eficaz do tempo e dos recursos disponíveis.
Um cronograma bem estruturado facilita um desenvolvimento ágil e eficiente ao proporcionar uma visão clara das etapas a serem cumpridas e dos recursos necessários em cada fase do processo de implementação.
2.4. Definição da matriz de responsabilidades
A matriz de responsabilidades atribui claramente funções a cada membro da equipe envolvida na implantação do ERP.
Este documento define quem é responsável por cada atividade e decisão específica, promovendo uma colaboração eficaz e ações coordenadas.
A definição clara das funções contribui para um desenvolvimento ágil e eficiente ao evitar conflitos de atribuições e assegurar que todas as partes interessadas estejam alinhadas quanto ao seu papel no sucesso do projeto.
2.5. Levantamento de riscos do projeto
O levantamento de riscos do projeto identifica e avalia potenciais obstáculos, vulnerabilidades e ameaças que podem impactar negativamente a implantação do ERP.
Esta etapa é fundamental para a adoção de medidas preventivas e contingenciais, visando mitigar os riscos identificados.
Um levantamento de riscos eficaz promove um desenvolvimento ágil e eficiente ao antecipar problemas potenciais e preparar estratégias de resposta, garantindo a continuidade e o sucesso do projeto mesmo diante de adversidades.
Vale ressaltar que muitos projetos enfrentam desafios nesta fase, um item mal mapeado ou não identificado pode resultar em desvios significativos no escopo do projeto, afetando diretamente custos e prazos.
3. Execução
A parte de execução em um projeto de um ERP envolve a implementação prática do sistema conforme o planejado e definido nas fases anteriores.
Nesse momento são realizadas diversas atividades; portanto, é fundamental que todas as etapas sejam executadas de forma coordenada e monitorada para garantir que o ERP ocorra de maneira eficaz e sem interrupções significativas nas operações da empresa.
Entre as etapas, estão:
3.1. Alocação de pessoas e recursos
Um dos principais desafios é a alocação adequada de pessoas e recursos.
A falta de uma distribuição equilibrada de habilidades e capacidades pode comprometer o desenvolvimento ágil e eficiente do projeto.
É fundamental garantir que cada equipe tenha os recursos necessários para executar suas tarefas de maneira eficaz, minimizando atrasos e garantindo a qualidade da implementação.
3.2. Conhecimento de negócio das pessoas envolvidas
A compreensão clara dos processos e necessidades específicas da organização é essencial para guiar decisões informadas e implementações eficazes.
A falta de familiaridade adequada com o contexto empresarial pode resultar em interpretações errôneas dos requisitos, levando a ajustes e retrabalhos que impactam negativamente o desenvolvimento ágil e eficiente do projeto.
3.3. Engajamento no projeto, principalmente do patrocinador
O engajamento ativo, especialmente por parte do patrocinador do projeto, é fundamental para manter o ímpeto e o alinhamento estratégico durante a implantação do ERP.
Um patrocinador engajado não só fornece apoio financeiro e recursos necessários, mas também ajuda a remover obstáculos e tomar decisões rápidas quando necessário.
Este envolvimento promove um ambiente propício ao desenvolvimento ágil e eficiente, permitindo que a equipe de projeto avance com confiança e clareza sobre os objetivos organizacionais.
3.4. Mudanças organizacionais
Em projetos longos de ERP, é comum que ocorram mudanças organizacionais que podem afetar os processos já mapeados e planejados inicialmente.
Essas mudanças podem surgir devido a novas necessidades identificadas ao longo do projeto ou devido a ajustes estratégicos da empresa.
Gerenciá-las de maneira ágil e eficiente é essencial para adaptar o plano de implementação, minimizando interrupções e garantindo que o ERP continue a suportar eficazmente as operações da organização.
Vale salientar que durante o “hands-on” (mão na massa) é essencial identificar e monitorar diversos riscos do projeto desde o início.
4. Monitoramento e Controle
O Monitoramento e Controle é realizado em todo o projeto, ou seja, essa atividade se estende por todas as fases da implementação, desde o seu planejamento inicial até a sua efetiva utilização na empresa.
Trata-se de um acompanhamento constante que garante que o projeto esteja no caminho certo, dentro do cronograma, orçamento e escopo definidos.
Para garantir o sucesso da implantação, essa observação abrange diversos aspectos, tais como:
4.1. Acompanhamento do cronograma
- Datas: Verifica se as atividades estão sendo concluídas dentro das datas previstas.
- Atrasos: Identifica e soluciona atrasos o mais rápido possível, minimizando o impacto no projeto.
- Ajustes: Permite flexibilizar o cronograma quando necessário, sem comprometer a qualidade da entrega, além de contribuir para um desenvolvimento ágil e eficiente.
4.2. Controle do orçamento
- Gastos: Monitora os custos incorridos e compara com o orçamento definido.
- Desvios: Identifica e corrige desvios orçamentários o quanto antes.
- Otimização: Busca oportunidades para otimizar os recursos financeiros sem afetar a qualidade do projeto.
4.3. Avaliação do escopo
- Funcionalidades: Garante que todas as funcionalidades previstas no escopo do projeto sejam entregues.
- Mudanças: Gerencia as mudanças de escopo de forma controlada, avaliando o impacto no projeto e buscando soluções viáveis.
- Qualidade: Assegura que o sistema ERP atenda aos requisitos de qualidade definidos.
4.4. Análise de riscos
- Identificação: Procura e identifica os riscos potenciais que podem afetar o projeto.
- Avaliação: Analisa a probabilidade e o impacto de cada risco.
- Plano de ação: Define um plano de ação para prevenir ou mitigar os riscos identificados, visando um desenvolvimento ágil e eficiente.
4.5. Comunicação e engajamento
- Comunicação clara: Mantém uma comunicação clara e transparente com todas as partes interessadas no projeto.
- Engajamento da equipe: Garante o engajamento e a colaboração da equipe durante todo o processo.
- Resolução de conflitos: Identifica e resolve conflitos de forma rápida e eficaz.
4.6. Lições aprendidas
- Documentação: Documenta as lições aprendidas durante o projeto.
- Melhorias futuras: Utiliza as lições aprendidas para melhorar os processos em projetos futuros visando um desenvolvimento ágil e eficiente.
4.7. Ferramentas para monitoramento e controle
- Softwares de gerenciamento de projetos: Auxiliam no planejamento, organização e acompanhamento do projeto.
- Indicadores de desempenho (KPIs): Permitem medir o progresso do projeto e identificar áreas que precisam de atenção.
- Reuniões regulares: Servem para discutir o andamento do projeto, identificar problemas e tomar decisões.
- Relatórios: Fornecem informações detalhadas sobre o projeto, como status das tarefas, custos incorridos e riscos identificados.
É importante ressaltar que nesta fase o desafio consiste em manter todos os passos e etapas importantes formalizados e documentados.
5. Encerramento
Nesta etapa é essencial realizar a formalização da entrega, assegurando que todos os requisitos acordados tenham sido atendidos satisfatoriamente.
Esse momento marca o encerramento das atividades dos consultores envolvidos e representa a transição para a equipe de Suporte e Produto, responsável por garantir a continuidade operacional do sistema.
Ao coletar os aceites ao longo do projeto, facilita-se a revisão e a finalização desta etapa, promovendo um desenvolvimento ágil e eficiente ao verificar e documentar cada fase do processo.
Durante a execução, o projeto pode ser segmentado em fases que são formalizadas individualmente após cada entrega, seguindo o conceito de sprints.
Portanto, é fundamental dentro de cada fase estabelecer e obter o aceite de entregas significativas para o projeto, assegurando que os marcos sejam alcançados de maneira estruturada e transparente, o que contribui para um desenvolvimento ágil e eficiente ao longo de todo o ciclo de implantação do ERP.
Por que contratar uma empresa especializada em implantação de ERP?
Contratar uma empresa especializada em soluções de TI para a implantação de um sistema ERP é fundamental para garantir um processo eficiente e bem-sucedido.
Nesse contexto, a Datainfo se destaca pela expertise em todas as fases do projeto, para tanto, conta com profissionais especialistas em transformação digital de alto impacto.
Com uma abordagem de gestão de projetos inovadora, nossas soluções tecnológicas foram desenvolvidas para definir, planejar, executar, controlar e finalizar projetos de implantação de ERP de maneira ágil e eficiente.
Nesse sentido, não só otimiza o tempo e os recursos envolvidos, mas também assegura que cada fase do projeto seja cuidadosamente monitorada e ajustada conforme necessário.
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